Referat generalforsamling Grundejerforeningen Hjertebjærgparken 30.04.2019
Fremmødte husnumre: 2,4, 6b, 12, 14, 16, 19, 20, 23,25, 27,28, 29, 33, 35, 37, 39, 41, 43
Jørgen Petersen (nr. 21) giver fuldmagt til at Claus (nr. 19), kan afgive stemme på hans vegne på generalforsamlingen.
- Valg af dirigent
Bente blev valgt som dirigent. Generalforsamlingen er lovligt indkaldt.
- Beretning om foreningens virksomhed
Formanden gav sin beretning for året 2018.
- I starten af marts var der op til seks cm sne i Hjertebjærgparken og hjælp fra Hjertebjærggaard måtte tilkaldes. Der har ikke været problemer med sne resten af året.
- Generalforsamling blev afholdt den 17. april 2018 med 13 fremmødte.
- I maj 2018 blev der ordnet veje og sprøjtet mod ukrudt.
- I juni måned var Christian og Carsten til møde med ny webmaster omkring hjemmesiden, Jens skrabede vejen skrå ud for nummer 4 og 6, samt fjernede den store busk på græsplænen.
- Juli måned stod på diverse oprydning i form af fjernelse af ukrudt og såning af nyt græs på legepladsen.
- Sommerfesten blev afholdt i august med 44 deltagere på trods af en meget regnfuld dag.
- I september blev der lagt småsten på vejene.
Fibia har i løbet af efteråret lagt fibernet ind i Hjertebjærgparken og pt. er 13 husstande tilmeldt.
To bestyrelsesmøder er blevet afholdt.
Beretningen blev godkendt.
- Godkendelse af revideret regnskab
Mette fremlagde regnskabet for 2018, som endte med et overskud på kr. 41.827,46.
Indtægterne var en smule lavere end budgetteret, idet der har været flere bolighandler i 2018, refusionsopgørelser og dermed udskiftning af ejere.
Forsikring vedrører legeplads samt bestyrelsesansvar.
De budgetterede udgifter stemmer nogenlunde med de faktiske, dog er udgifter til lamper/belysning steget med mere end 100 %. Der bliver fremover budgetteret med et højere beløb.
Der var i budgettet for 2018 ikke medregnet udgifter til tinglysning (er i deponi), gebyrer samt sommerfest samtidig med, at der ikke er anvendt udgifter i forbindelse med uforudsete udgifter, træfældning og kloak.
Kloakudgifter skal fortsat stå i regnskabet trods der ingen udgifter var i 2018.
Udgiften til sandfangsbrønde vedrører anlagt brønd ved nummer 33, som har afhjulpet problem med at få drænet regnvand væk.
Regnskabet blev godkendt.
- Behandling af indkomne forslag
- Forslag om oprettelse af en vejfond blev indgivet af Claus Larsen
På baggrund af, at nogle husstande har problemer med vand, og for at undgå at hver ejer laver egne løsninger som kan medføre problemer for naboer, blev det foreslået at der bliver lavet en fælles løsning til gavn for alle.
Der blev diskuteret flere løsninger, herunder hvorvidt det skal være en fælles løsning med dræn og genbrugsasfalt eller udfordringerne skal behandles i hvert enkelt tilfælde.
Der blev stemt til fordel for en vejfond, idet der var enstemmig enighed.
Betingelse herfor var, at et vej-udvalg skal fremkomme med forslag til brugen af, og formålet med vejfonden, samt at der snarest afholdes en ekstraordinær generalforsamling for drøftelse af hvordan vejfonden bedst benyttes.
Vejudvalget består indtil videre af Claus og Carsten, men der opfordres til at andre interesserede er velkomne til, at deltage i arbejdet ved kontakt til én af de to herrer.
- Modforslag til punkt a. såfremt dette indeholdt forslag om at lægge knust asfalt på vejene, indgivet at Aase & Henning Morville.
Forslaget faldt bort idet punkt a. var forslag om at oprette en vejfond.
- Fastsættelse af kontingent
Mette gennemgik budgettet for 2019 som fint modsvarer de faktiske udgifter for 2018.
Det blev foreslået, at der blev sat flere penge af til fornyelse af legeplads, idet der er pligt til at have en legeplads.
I tråd med vejfonden, blev det aftalt at der laves et legeplads-udvalg bestående af Sean, Peter, Bente & Connie. Evt. flere interesserede er velkomne til at deltage i arbejdet. Legepladsudvalget skal på ekstraordinær generalforsamling fremkomme med forslag samt budget til en ny legeplads.
Med øgede udgifter til legeplads og vejfond, blev der stemt om, hvorvidt grundejerforeningens kontingent skal stige med kr. 100,- pr. måned eller kr. 300,- i kvartalet til i alt kr. 1.200,- pr kvartal.
Der var 21 stemmeberettigede fremmødt, hvoraf 16 stemte for, og fem stemte imod en forhøjelse, som dermed blev vedtaget.
Det blev aftalt at den øgede indtægt får egen post i regnskabet som ”opsparing”, og det vil blive drøftet på ekstraordinær generalforsamling præcis hvor indtægten skal placeres i forhold til vejfond og lejepladsudgifter.
- Valg af bestyrelse og suppleanter
- Kasserer: Mette Barker var på valg, og blev genvalgt
- Bestyrelsesmedlem: Claus Larsen var på valg, og blev genvalgt
- Suppleant: Ny suppleant blev Jette (nr. 37)
Thomas pointerede at proceduren omkring genvalget ikke blev overholdt, idet ingen blev spurgt om opstilling til bestyrelsen inden genvalget blev annonceret.
Bestyrelsen har taget dette til efterretning, og der blev spurgt om nogen ville stille op, men ingen havde ønske om dette.
- Valg af to revisorer og en revisorsuppleant
John (nr. 6b) og Sean (nr. 43) blev valgt
Suppleant blev Peter (nr. 15)
- Eventuelt
- Der blev spurgt til hvor langt arbejdet med tinglysningen er.
Mette gennemgik tinglysningssagen for nye ejere. Idet grundejerforeningen aldrig har været tinglyst skal dette nu gøres. Derudover har der tidligere været problemer med, at der ikke blev modtaget kontingent fra (primært) lejeboligerne hvorved grundejerforeningen har manglet denne indtægt. For at komme dette til livs, vil det med tinglysningen være muligt, at få pant i den enkelte bolig, således at grundejerforeningen ved et eventuelt salg, vil have ret til at få det udbetalt restancebeløbet.
Lars oplyste at kommunikationen med Bente Naver er gået i stå, og der kræves nu en handlingsplan fra hendes side, så bestyrelsen selv kan varetage tinglysningen. Idet bestyrelsen ikke har adgang til personfølsomme oplysninger, vil det kræve at hver enkelt husstand selv sørger for tinglysning – dog med hjælp fra bestyrelsen.
- Hanne spørger om hvem der har ansvaret for at kontrollere og vedligeholde omgangsdræn.
Ingen i bestyrelsen kan svare på dette og henviser til bygherre.
Dato: Dato:
_________________________ _________________________
Formand Dirigent